Datenschutz bei Weesh.
Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch der Website und bei der Nutzung der Plattform verarbeiten, auf welcher Rechtsgrundlage das geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.
Stand: 26. August 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist die HETREX MEDIA S.R.L., Sitz Hermannstadt (Sibiu), Rumänien. Vollständige Angaben finden Sie im Impressum.
Datenschutzanfragen richten Sie bitte an datenschutz@weesh.org.
2. Unsere Rolle: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
Für die Website, das Kundenkonto, die Vertragsabwicklung und die Abrechnung sind wir Verantwortlicher.
Für Inhalte, die Sie als Kundin oder Kunde in Ihrem Workspace verarbeiten (Rechnungen, Geschäftspartner, Anhänge, Bestell- und Zahlungsdaten), handeln wir ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag, der automatisch mit dem Nutzungsvertrag geschlossen wird.
3. Verarbeitungen im Überblick
| Zweck | Daten | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Bereitstellung der Website | IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, User-Agent | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb) | max. 14 Tage in Server-Logs |
| Konto und Anmeldung | Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Anmeldezeitpunkte | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Vertragsdauer + 3 Jahre |
| Anmeldung über Google | Name, E-Mail-Adresse, Google-Konto-ID | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Vertragsdauer + 3 Jahre |
| Plattformnutzung (Rechnungen, Partner, Workflows) | Inhalte Ihres Workspace | Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO | nach Ihren Weisungen, gesetzliche Aufbewahrung |
| Transaktions- und Service-E-Mails | E-Mail-Adresse, Versand- und Zustellstatus | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | 12 Monate Protokoll |
| Abrechnung | Rechnungs- und Zahlungsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO | 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB) |
| Sicherheit und Missbrauchsabwehr | Audit-Protokolle, Zugriffs- und Ereignisdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | bis zu 12 Monate |
| Kontaktaufnahme | Ihre Angaben in Anfrage und Korrespondenz | Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO | bis zur Erledigung, dann gesetzliche Fristen |
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir geben Daten nur weiter, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht. Eingesetzte Dienstleister sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden:
- Hosting- und Datenbankinfrastruktur innerhalb der EU
- E-Mail-Zustelldienst für Transaktionsnachrichten
- Zahlungsdienstleister zur Abwicklung kostenpflichtiger Tarife
- Zugangspunkte des E-Rechnungsnetzwerks für die Dokumentzustellung
Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter stellen wir auf Anfrage sowie im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags bereit.
6. Übermittlung in Drittländer
Die Verarbeitung findet grundsätzlich in der Europäischen Union statt. Sollte im Einzelfall eine Übermittlung in ein Drittland erforderlich sein, erfolgt diese nur auf Basis eines Angemessenheitsbeschlusses oder der EU-Standardvertragsklauseln nebst ergänzender Schutzmaßnahmen.
7. Technische und organisatorische Maßnahmen
- Transportverschlüsselung (TLS) für sämtliche Verbindungen
- Verschlüsselung gespeicherter Daten und getrennte Ablage sensibler Zugangsdaten
- Strikte Mandantentrennung: jede Abfrage ist auf die eigene Organisation begrenzt
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle und Protokollierung sicherheitsrelevanter Aktionen
- Regelmäßige Sicherungen sowie Wiederherstellungstests
8. Ihre Rechte
- Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes.
9. Erforderlichkeit der Bereitstellung
Für den Vertragsschluss und die Nutzung der Plattform benötigen wir bestimmte Daten, etwa E-Mail-Adresse und Unternehmensangaben. Ohne diese Angaben können wir kein Konto bereitstellen und keine Dokumente rechtskonform erzeugen und zustellen.
10. Automatisierte Entscheidungen
Wir setzen automatisierte Prüfungen ein, etwa zur Validierung von Dokumenten, zur Erkennung von Dubletten und zum Abgleich mit Bestellungen. Diese Prüfungen bereiten Entscheidungen vor; eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
11. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.